Hvordan lede komplekse e-handelsprosjekter?
Sammen med våre kunder beveger vi oss gjennom et terreng i endring, og som prosjektleder er det vår rolle å lede menneskene på ferden, finne retning og få alle trygt frem ved endt destinasjon. Ferden er ikke alltid enkel. På veien dit må vi forstå hverandres behov og påse at alle parter er fornøyde. Det krever tydelig kommunikasjon, forventningsstyring og gode lederegenskaper.
Så hva skal egentlig til og hva kan vi dele av erfaring vi har opparbeidet? Vi har spurt Jan-Egil, senior prosjektleder i Epinova, og tatt et dypdykk i hans hverdag som prosjektleder.
Mye kunnskap høstet gjennom årenes løp
I løpet av snart 11 år i Epinova har Jan-Egil hatt prosjektlederansvar for flere store kundeprosjekter innen web- og digital handel. Han har i Epinova arbeidet bredt med flere selskaper og merkevarer, alt fra ambisiøse og etablerte aktører til «up and coming»- selskaper og mindre «start-ups». Disse erfaringene har gitt han en unik kompetanse i ledelse av komplekse prosjekter, og en innsikt som gjør han til en erfaren prosjektleder her i Epinova.
Den faglige verktøykassen
Som prosjektleder har du et ansvar for å skape verdi gjennom godt prosjektarbeid. En prosjektleder er også ansvarlig for å utvikle, forbedre og kvalitetssikre prosesser og standarder i prosjektleveransen. Men hvordan tilegner du deg kompetansen for å lykkes som prosjektleder innen digital handel og web?
- I rollen som prosjektleder erverver du mye kunnskap gjennom faktisk prosjektarbeid. Ved å ha jobbet i mange nok prosjekter vil du på sikt ha vært i mange nok situasjoner til å kunne avdekke hendelsesforløp, være proaktiv og et trygt anker i hverdagen til teamet og kunden. Fordi du kan dra nytte av tidligere erfaring, blir du mer trygg i rollen og kan spille teamet godt. Blant annet ved å skjerme teamet for unødvendig støy og rådgi kunden basert på tidligere erfaring. Kombinert med den faglige utviklingen og erfaringen du får i prosjekt, er det lurt å ta sertifiseringer for å styrke din faglige kompetanse, sier Jan-Egil.
Jan-Egil forteller at han har tatt flere kurs og sertifiseringer som han mener har vært nyttig for å få mer kunnskap om hvordan han best mulig skal lede prosjekter innen digital handel, og for å være en stabil leder for teamet. Det kan være kurs om smidig tankegang, eller andre prosjektstyringsverktøy som PRINCE2, noe som er relevant for måten vi jobber i prosjekt.
Som prosjektleder har de fleste et ønske om å samarbeide med samme kunde over lengre tid, og etablere en relasjon til kunden og teamet. - Ved å samarbeide over tid, føler jeg at jeg får gjort mest for kunden og teamet, og formet en relasjon som er sentral for at alle skal få utført jobben på best mulig vis. Ingen prosjekter er like, og kundene jobber på ulike måter. Det fører til at arbeidshverdagen som prosjektleder i Epinova blir variert og spennende, sier Jan-Egil
Å lede et stort og komplisert prosjekt
De siste årene har Jan-Egil, sammen med andre prosjektledere i Epinova, ledet flere prosjekter for Olav Thon Gruppen, som i hovedsak er engasjert innen eiendoms, - og hotellvirksomhet. Vi har vært samarbeidspartner og leverandør til stiftelsen siden 2016, og leder i dag prosjektene Thon Shopping og Thon Hotels. Teamene er sammen ansvarlig for hele den digitale plattformen, og prosjektene inneholder alt fra nettsider, applikasjoner og tjenesteplattformer.
Jan-Egil har jobbet med Thon Hotels i over 7 år, og har på disse årene etablert en nær relasjon. Hans evne til å opprettholde et overblikk og et forhold til hva som bør gjøres i et langsiktig perspektiv gjør at han inkluderes i viktige avgjørelser på forretningssiden. Slike diskusjoner kan være å lande fremtidig digital strategi, legge planer for tjenesteplattformen eller diskutere utfordringer. Det viktigste er å samkjøre hele organisasjonen.
Jan-Egil er prosjektleder for Thon Hotels i Olav Thon Gruppen, og med ansvar for hele den digitale plattformen. Teamet består av 19 personer med ansvar for alt fra websider, app og mikrotjenesteplattformen, thonhotels.no, bristol.no og flere interne applikasjoner.
Prosjektet startet med å bryte opp den eksisterende monolitten, og lage en felles plattform for web og app. Deretter begynte nyutvikling av nettsiden til Thon Hotels, som skulle være en helt ny løsning koblet opp mot booking - og betalingssystemene. Det som ble utviklet måtte leveres innen rammene til hotellkjernesystemet i bunn, og selvfølgelig være oppe og gå hele tiden. Med tiden har dette utviklet seg til å bli et stort og komplekst prosjekt, men viktigst av alt resultert i økt omsetning og trafikk, samt mer effektive løsninger for kunden.
Teamet Jan-Egil leder består av både junior- og seniorutviklere, design/UX og tekniske testere. Alle fagdisipliner er representert for å understøtte en helhetlig løsning med fokus på teknisk plattform, design og brukeropplevelse. Alle samarbeider godt, og hjelper hverandre der det er behov for det. For junior utviklerne er det spesielt godt å ha trygghet til å spørre om hjelp, og ha dyktige folk rundt seg som man kan sparre med.
Jan-Egil trekker frem utviklingen av løsningen og arbeidet med de driftskritiske løsningene som har blitt levert for en så stor organisasjon, som veldig spennende. Det å få jobbe med en så sterk merkevare med ulike målgrupper og behov som svært lærerikt for han som prosjektleder. Siden han begynte hos Thon, har han vært med på å løfte både omsetningen og resultatene til et høyere nivå. Han forteller at appen som de arbeider med i dag som et utrolig spennende prosjekt, som lar brukeren sjekke inn på hotellrommet uten å måtte være innom resepsjonen. Dette er bare et av de mange prosjektene de jobber med, og som de på sikt ønsker å utvikle videre og skape fantastiske resultater med.
En vanlig arbeidshverdag
En vanlig arbeidsdag starter med stand-up på morgenen. I disse møtene samles teamet og diskuterer fremgang og oppgaver. Det er egne standups for web-teamet og tjeneste-teamet hos Thon, i tillegg til at de kjører ukentlig fellesmøte. Her presenterer utviklerne hva de har fått gjort i løpet av uken, og plan for kommende uke. Kunden er også invitert i disse møtene, så de får oversikt og kan stille eventuelle spørsmål. Mot slutten av uken er det satt av tid til «show and tell» -møter, hvor hensikten er å dele erfaring, gå gjennom ny funksjonalitet, verktøy eller andre tekniske utvidelser som kan være nyttig for teamet.
Utover å ha et overordnet ansvar for å lede disse møtene, sitter prosjektlederne med mange administrative oppgaver. Disse kan variere og omhandler alt fra tettere oppfølging av utviklerne, fordeling av oppgaver, følge opp kontrakter, besvare anbudsprosesser og økonomisk rapportering.
Hvordan lykkes som prosjektleder i Epinova
- I Epinova har vi 6 dyktige prosjektledere som sammen holder i alle prosjektene vi har. Gruppen samarbeider godt sammen, og møtes jevnlig for å diskutere fag og sparre om utfordringer de møter på i hverdagen. Det er flere egenskaper som er viktige for å lykkes i rollen som prosjektleder. I rollen er du en sentral del av teamet, og er nødt til å kunne arbeide ryddig og strukturert. En av de viktigste oppgavene til en prosjektleder er å skape et motiverende arbeidsmiljø. Man lykkes bedre dersom man er en god menneskekjenner, og forstår de ulike personlige behovene i teamet og klarer tilpasse seg ulike persontyper. Å spille teamet godt, få medlemmene til å trives og påse at de opplever hverdagen som meningsfull vil gjøre så du lykkes på din ferd, sier Jan-Egil og legger til at det er positivt å ha litt teknisk bakgrunn, enten fra tidligere jobb eller studier, for å lettere kunne forstå sammenhenger.
I Epinova ser vi at erfaring fra prosjektledelse innen web og digital handel er en fordel, så man har kjennskap til prosessene og klarer å prioritere innkommende oppgaver og backlog. Tidligere arbeid med PIM (Product Information Management) og masterdata vil gjøre det lettere å sette seg inn i alt innen prosess og verktøy. I tillegg er det mye økonomisk ansvar som prosjektleder, så å ha en interesse for tall og god økonomisk oversikt er sentralt i denne rollen. Som prosjektleder har man i tillegg ansvar for rapportering og budsjettering som innebærer mye strukturering- og prioriteringsevner. Flere av prosjektene har også egne testressurser hvis kunden ønsker det, som prosjektleder har du også et overordnet ansvar for disse.
Tenker du at en hverdag som Jan-Egil virker spennende?
Vi er for tiden på jakt etter flere dyktige prosjektledere til vårt team i Epinova. Ta gjerne kontakt med oss for en hyggelig prat for å høre mer om stillingen.