Slik skal du gjøre medarbeidersamtaler i 2019

Hvordan har de ansatte det egentlig?

Hvert nyår har vi tradisjonelt brukt mye tid på å "lukke" året som var - evaluere hva vi gjorde bra og hva vi kan forbedre, og gjøre nødvendige justeringer for det kommende året. Her er det sikkert mange som kjenner seg igjen.

I en kunnskapsbedrift som Epinova er det de ansatte som står i fokus - for uten dem har bedriften ingen verdi. Det er viktig for oss å lytte til våre medarbeidere, og finne ut hva de trenger for å trives best mulig hos oss - faglig og sosialt. Medarbeidersamtaler har derfor vært viktige milepæler hvert år. 

Problemet er bare at i 2019 minner dette veldig om vannfallsmetode i en ellers smidig anlagt verden. Å basere seg på 1-2 medarbeidersamtaler i året fungerte ikke - spesielt i en tid hvor vi stadig må ta beslutninger og gjøre endringer raskere, og det er essensielt å vite hvordan bedriften vår egentlig har det nå.

Mål dagens temperatur, ikke forrige ukes langtidsvarsel!

Vi innså at vi trengte hyppigere tilbakemeldinger fra de ansatte. Derfor landet vi på et heldigitalt og automatisert verktøy basert på AI og forskning - WinningTemp - som "tar tempen" på Epinova i sanntid. Verktøyet kommer med en lang rekke spørsmål klar til bruk, hvor alt er basert på forskning om hvordan dynamikken på arbeidsplassen fungerer, men man kan selvsagt også legge inn egne spørsmål.

WinningTemp lar bedriften spørre ansatte direkte (og anonymt) om hva de synes om forskjellige sider ved arbeidshverdagen. Hver dag får alle ansatte servert et tilfeldig valgt spørsmål, og svarene bidrar direkte til konkrete grafer for hvert område. Temperatur måles på en skala fra 1-10. Et viktig poeng er at temperaturen til enhver tid er synlig for alle ansatte i et ryddig dashboard - dette er ikke forbeholdt ledelsen!

Før laget vi «rapport» etter den vanlige halvårlige medarbeiderundersøkelsen. Den fikk aldri noe særlig bruk for, ettersom den da allerede hadde gått ut på dato. Nå får vi mulighet til å måle status i sanntid, og jobbe proaktivt med forbedring.

Inge Halvorsen, daglig leder i Epinova

Automatisert og forskningsbasert

I Epinova har vi valgt å sende ut annenhver uke. Fordi man får servert få spørsmål hver gang, er svarprosenten høy - hele 80% svarer hos oss, mot bransjestandarden som ligger på 50%. 

Automatiseringen frigjør utrolig mye tid for prosjektledere og gruppeledere, og det er mye lettere for ledelsen vår å identifisere hvor vi er sterke og hva som må forbedres. Alt skjer raskt og kontinuerlig, slik at vi alltid har tempen på Epinova og våre ansatte.

Vi har også delt inn de ansatte i ulike fagområder i verktøyet. Når vi analyserer resultatene kan vi dermed se hvordan de ansatte tilknyttet et spesielt fagområde har det. Dette har gjort oss i stand til å ta diskusjoner rettet mot bestemte fagmiljø for å få innspill til hva som kan forbedres. Slike diskusjoner i mindre grupper gir bedre diskusjon, flere innspill og større mulighet for å finne tiltak som direkte vil gi en bedring.

Resultatene forteller oss for eksempel at faggruppen for «Prosjektledelse» har en temperatur på 9,6; hvilket knapt kan bli noe bedre. Dette resultatet bruker vi videre ved å se på hva som gjør at prosjektlederne scorer høyt, og hvordan dette kan overføres til andre faggrupper.

Vi har også utvidet spørsmålsbanken med 3 egne kategorier med spørsmål. Disse kategoriene er opprettet fordi vi hadde behov for å være enda mer presise i spørsmålsstillingen rundt temaer som er viktige for oss. Disse kategoriene er «Onboarding», «Fag» og «Sosialt». For disse får vi ikke frem en benchmark mot bransje fordi de er egendefinerte, men vi får likevel god oversikt over «temperaturen» for temaene. Det som har vært gøy å se er at vi ved justeringer internt ser raske utslag på scoren disse kategoriene har.

Har de ansatte det bra så har kundene det bra, og da har bedriften det bra. Det at de ansatte også vet at de blir hørt og kan være med å forme bedriften er jo også utrolig viktig.

Anniken Norderud, gruppeleder i Epinova

Hva sier resultatene våre?

Vi er stolte over å vite at vi har en lykkelig gjeng i Epinova og kan f.eks. skryte av:

• Selvstendighet (7,9 mot snitt 7,6) - De ansatte føler at de har tillit til å utføre jobben sin på best mulig måte, og tar ansvar for å levere rett kvalitet til rett tid.
  
  
• Engasjement for bedriften (8,4 mot snitt 8,1) - De ansatte deler bedriftens mål og verdisyn, og ønsker å bidra til at vi beveger oss sammen i riktig retning. De føler seg delaktige.
  
  
• Personlig utvikling (7,3 mot snitt 6,8) - De ansatte føler at de vokser med oppgavene og rollene sine, både personlig og faglig. De får stadig utfordringer og muligheter til å dykke dypere, raffinere ferdigheter og utforske nye fagområder.
  
  
• Arbeidssituasjon (7,8 mot snitt 6,6) – I en bransje og et marked med høyt tempo, er det fint å se at våre ansatte trives med arbeidsmengden, at de føler det er god balanse mellom fritid og jobb, samt at de opplever å være respektert av sine medarbeidere.

Hva kan vi bli flinkere på?

Vi ser vi må bli bedre på å gi hverandre tilbakemeldinger på jobben vi gjør. Her scorer vi noe lavere enn snitt i bransjen. Vi har derfor startet med å etablere og implementere en mer aktiv feedback-kultur. Spesielt viktig å huske på i en ellers hektisk hverdag.

Så for å oppsummere: Winningtemp er et verktøy som styrker Epinova som arbeidsgiver. Det hjelper oss med å holde fokus på de ansatte og skape trivsel og engasjement.

Ny artikkelserie: Digital verktøykasse – tips til en bedre tech-hverdag!

Av og til får vi spørsmål fra både bransjekolleger og kunder om hvilke systemer, verktøy eller andre hjelpemidler vi bruker for å få en mer effektiv og bedre hverdag i tech-bransjen. Vi tenkte derfor at vi utover året skal dele tips og erfaringer fra gode (eller ikke så gode?) verktøy vi har testet eller tar i bruk. Artikkelen du leser er del 1!

Hold utkikk etter flere tips om tech-hverdagen i tiden som kommer!