Hvorfor Office-filformater ikke egner seg for publisering på nettstedet
Publiserer du innhold på nett i Word, Powerpoint eller Excel-format? Det skaper dårlig stemning hos både brukere, søkemotorer og redaktører.
De fleste organisasjoner produserer mye innhold i diverse Office-formater, som Word, Powerpoint og Excel. Mye av dette ønsker de også å få ut på nettstedet sitt.
Resultatet blir ofte at man bare laster opp Office-filene i CMS'et og lenker til dem fra en artikkel. Eller enda verre; man tar et screenshot av dokumentet og publiserer det som et bilde. Gjør du det slik, risikerer du at innholdet gjør mer skade enn nytte for seg!
Hvorfor Office-filformater ikke egner seg på nett
Brukeren kan ikke lese innholdet direkte
De fleste vil skumlese en side for å finne innholdet de leter etter. Siden Office-dokumentene er filer som ikke kan leses direkte i nettleseren, uten en nettleserutvidelse, blir filene i stedet lastet ned til brukerens maskin. Og så må brukeren selv åpne det.
Filene krever et tilleggsprogram
Når brukeren har lastet ned filen du lenket til, trenger de Office-pakken installert på sin maskin eller en nettleserutvidelsefor å åpne filen.
Du har ikke kontroll over visningen
Når du tvinger brukeren til å åpne Office-filen din i et program på sin egen maskin, har du ingen kontroll over hvorvidt dokumentet er lesbart, eller om det vises slik du tenkte. Det kan være forskjeller i versjoner av Office-programmene, manglende fonter eller annet som gir rar layout og dårlig lesbarhet.
Redigerbart innhold er distraherende
Hvis brukerne får åpnet Office-filene dine i tilhørende program på sin maskin, er de som regel redigerbare. Det vil si at verktøylinjer, sidemenyer og røde linjer fra stavekontrollen kommer i veien for en god leseopplevelse - og i tillegg kan brukeren være uheldig å slette/endre innhold ved en feil!
Filene kan inneholde notater og kommentarer
I Word brukes ofte sporing- eller kommentar-funksjonen under skrivearbeidet, og i Powerpoint ligger ofte forfatterens talenotater på hver slide. Dette er sjeldent tekst man ønsker å spre i den ferdige versjonen.
Skjermbilder frarøveren brukeren informasjon
Komplekse data som Excel, eller visuelle data som Powerpoint, kan være fristende å bare ta skjermbilde av og publisere som et bilde. Men da er ikke lenger tabelldata eller slide-tekst indekserbart for søkemotorer og brukere kan ikke lenger markere tekst fra innholdet. Bildet kan også bli utydelig på ulike skjermer på grunn av originalbildets oppløsning. Det er en grunn til at det heter "kjapt og gæli'"!
Slik konverterer du til et egnet format
Nå som vi har fastslått at Office-formater ikke er spesielt godt egnet for publisering på nett, bør du se på hvordan du kan konvertere dokumentene dine. Det foretrukne formatet på nett er jo HTML, men det finnes visse unntak, som du kan lese mer om i neste bloggpost: Smartere måter å publisere Office-innhold på nettstedet