Slik blir PIM en lønnsom investering for din virksomhet

Effektiv bruk av ressurser

Jeg har lånt et eksempel fra Epinovas partner, Bluestone PIM, som synliggjør en av de største utfordringene med håndtering av produktinformasjon, ressursene du trenger for å levere konsekvent kvalitet.

Se for deg en netthandel med 1.250 produkter i sortiment. Ved oppstart selger de produktene sine kun i egen nettbutikk og hvert produkt har 10 attributter eller informasjonspunkter (produktnavn, beskrivelse og tekniske spesifikasjoner).

Dette er et enkelt regnestykke hvor svaret blir 12.500 felter med produktinformasjon som skal fylles ut.

Regnestykket ser slik ut:

Ikke en altfor stor jobb som det er mulig å vedlikeholde i et godt Excel-ark eller i ditt eksisterende ERP-system.

Men hva skjer om bedriften går godt, produktsortimentet øker med 10% hvert år, antall attributter øker og det åpnes for salg i flere kanaler og markeder?

Oppgaven med å forvalte produktinformasjon vokser og krever snart nye verktøy og rutiner.

Hvilke ressurser kreves så for å løse oppgaven?

For å kunne si noe om hva som kreves ser vi på tiden det tar å løse hver oppgave. For enkelhets skyld gjør jeg et forsiktig estimat på 45 sekunder i gjennomsnitt per felt med produktinformasjon. Realistisk kan nok tid i gjennomsnitt være høyere om oppgaven skal løses manuelt og uten en PIM-løsning.

Regnestykket viser at vår bedrift må regne 4,2 fulle arbeidsuker til forvaltning av sin produktinformasjon det første året.

Om regnestykket var direkte overførbart til år 4 hadde vi endt opp med 4.492 timer eller mer enn 2,5 årsverk.

Avhengig av hvilket marked bedriften selger i vil den ha utskiftninger og vekst i sortiment.
En liten faghandel for skruer og muttere, vil ha mindre oppdateringer på eksisterende produkter og bare nye produkter krever en innsats.

Andre, som selger klær eller skjønnhet og velværeprodukter, vil ha større utskiftninger knyttet til år og sesong. Jobben med å forvalte produktinformasjon i sortiment blir da konstant.

La oss se på et regnestykke til

Se for deg en virksomhet som selger skjønnhet og velværeprodukter, med et sortiment på 5000 produkter, der hvert produkt har 12 attributter. De selger i 3 markeder, Norge, Sverige og Finland, og distribuerer produktinformasjon til 8 kanaler (Språkversjoner av nettsider, Google shopping, sosiale medier, CRM osv).

Å registrere og forvalte et slikt sortiment krever mer enn 10 fulle årsverk og med regelmessige utskiftninger i sortiment kan vi forvente at all produktinformasjon oppdateres og erstattes så ofte som hvert andre eller tredje år.

I det daglige skal 5000 produkter fortløpende vedlikeholdes, på tre språk og produktinformasjon distribueres i åtte kanaler for salg og markedsføring. Dette er en krevende oppgave som er helt avhengig av gode rutiner og samarbeid med leverandører, organisasjonen og markedene.

Og hvordan kan PIM være løsningen?  

En virksomhets komplette produktinformasjon er ofte sammensatte data fra et antall kilder;
leverandører, ERP, POS, Excel-ark og PDF-dokumenter fra innkjøp og marked med beskrivelser, tekniske spesifikasjoner, bruksområder og salgsargumenter.

Å samle og vedlikeholde produktinformasjon uten en PIM-løsning krever mange og manuelle prosesser som gir høy risiko for feil.

Med PIM samles alle typer produktdata i en kilde, slik at den komplette sannhet om et produkt kan forvaltes og distribueres fra samme sted.

På denne måten får bedriften fordeler som:   

• Produkter med samme eller lignende egenskaper, produktgrupper og kategorier kan oppdateres gjennom på forhånd definerte regler eller i bulk.
• Flere av attributtene vil bestå av boolske variabler (sann/usann) eller være måleenheter (UoM), som farger og størrelser som er enkle å vedlikeholde. Slike data kan gjenbrukes på alle språk uten endringer.

Dette gjør at gjennomsnittlig tidsbruk per felt med produktinformasjon blir lavere.

• Konsumentene av produktinformasjon fra PIM (kanalene), vil ha forskjellige behov. På egne nettsider presenteres kanskje alle, mens sosiale medier bare bruker 6 av 12 attributter. Fordi alle produktdata er registrert og distribuert fra PIM-løsningen blir jobben med antall kanaler ikke lenger en avgjørende faktor i regnestykket.

Allerede har vi med PIM, redusert en oppgave som var på 1.440.000 felter med produktinformasjon og 10 årsverk - ned til 120.000 felter og rett under 0,6 årsverk.

En presisering og siste tanke

Før jeg avslutter skal jeg være tydelig på at alle mine tall er tenkte eksempler. Hver enkelt bedrift må finne egne tall for sortiment, antall attributter og gjennomsnittlige tider, gjerne basert på erfaring og enkle eksperimenter før de spikrer et budsjett.

Men regnestykkene står jeg for. Finner du at din bedrift har 12.079 produkter, at de har 21 attributter og at du selger og markedsfører produktene på 1 språk i 2 kanaler så får du uansett 507.318 felter med produktinformasjon som skal vedlikeholdes.  

I Epinova er vi opptatt av å tilpasse løsninger til hver enkelt kunde og behov. Jeg inviterer gjerne til en prat hvor vi sammen ser på hvordan vi kan gjøre PIM til en effektiv og lønnsom investering for nettopp din bedrift.